Politique de confidentialité

OBJECTIF

Juripop, en tant qu’organisme à but non lucratif offrant des services juridiques, doit recueillir, consulter, communiquer et utiliser des renseignements personnels qui vous concernent. Ces renseignements ont un caractère confidentiel puisqu’il découle du droit à la vie privée des citoyens.  

Les règles de confidentialité qui seront énumérées dans la présente politique vise donc à vous renseigner sur la manière dont Juripop traite ces renseignements personnels conformément aux lois en vigueur ainsi que vos droits vis-à-vis ces renseignements. En nous soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous les utilisions conformément à cette politique. 

 

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Par la nature de notre travail, Juripop traite beaucoup de renseignements personnels concernant les personnes qui bénéficient de nos services.  

Ces renseignements sont recueillis par les moyens technologiques suivants : 

• Les formulaires de demande de service 

• Les formulaires d’inscription aux différentes formations, conférences, concours, ainsi que nos offres de bénévolat et d’emploi. 

• Les courriels reçus par les membres de l’équipe ;  

• Des préférences et habitudes de navigation, comme les fichiers témoins ou des renseignements sur vos appareils électroniques 

• À la suite d’un appel de service via notre ligne téléphonique 
• Toute autres demandes connexes. 

Renseignements sur les personnes requérantes  

Des renseignements personnels sont recueillis à l’analyse, à l’ouverture d’un dossier et dans le cadre des services rendus par les juristes de Juripop. Il s’agit de renseignements sensibles dont la protection doit être maximale.  

Les renseignements personnels recueillis à l’ouverture de dossier peuvent être, selon le service demandé : 

• Nom, prénom  

• Date de naissance 

• Adresse postale 

• Adresse électronique 

• Numéro de téléphone  

• Preuves de revenus  

• Détail de leur dossier 

• Identification des parties adverses à leur dossier 

 

Les renseignements personnels recueillis pour traiter le dossier peuvent être, selon le service rendu : 

• Pièce d’identité  

• Documents personnels et juridiques 

• Rapports médicaux 

• Documents administratifs  

Tous ces renseignements sont nécessaires à la tenue d’un service de qualité. Plusieurs de ces renseignements sont par ailleurs protégés par le secret professionnel.  

Renseignements sur les membres 

Les membres de Juripop s’identifient par leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse postale et électronique. Juripop ne conserve que l’information strictement nécessaire au fonctionnement, notamment pour pouvoir contacter le membre, l’identifier et lui permettre de profiter de ses droits.  

Certaines informations financières peuvent être demandées au moment du paiement des frais d’adhésion à Juripop. 

 

Renseignements sur les personnes candidates, employées ou stagiaires  

Dans le cadre d’un processus de recrutement ou d’attribution de contrat, les informations recueillies incluent notamment le nom de la personne qui postule, son curriculum vitae et ses références. Ces informations sont normalement transmises par courrier électronique sur une boîte sécurisée et protégée par mot de passe. L’information nécessaire au processus d’embauche ou d’attribution de contrat est traitée par les personnes strictement requises au processus et les données sont conservées dans un lieu sécurisé tel que défini plus haut. 

 

Renseignements sur les personnes bénévoles 

Dans le cadre d’un.e participation à un projet d’éducation juridique en tant que bénévoles, les informations recueillies incluent notamment le nom de la personne, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, la profession, les langues maîtrisées, le type de tâche souhaitant être accompli, la façon dont elle peut l’être (distance ou présentiel) ainsi que la municipalité dans laquelle elle souhaite contribuer ainsi que son curriculum vitae et ses références. Ces informations sont normalement transmises par courrier électronique sur une boîte sécurisée et protégée par mot de passe. L’information nécessaire au processus d’embauche ou d’attribution de contrat est traitée par les personnes strictement requises au processus et les données sont conservées dans un lieu sécurisé tel que défini plus haut. 

 

Renseignements sur les personnes participantes à un projet 

Dans le cadre d’une activité ponctuelle organisée par Juripop, en totalité ou en partie, pour la remise de conseils, d’information ou de divertissement. Juripop conservera les données minimalement requises pour la réalisation du projet ou pour l’émission de statistiques internes ou pour un partenaire (statistiques anonymisées) afin de répondre aux exigences d’un projet, du rapport annuel ou l’obtention d’un financement futur. 

 

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels peuvent être utilisées à plusieurs fins :

• Vous identifier et statuer sur votre admissibilité à nos services
• Rendre les services juridiques
• Communiquer avec vous
• Prévenir et détecter la fraude ainsi que les activités illégales
• Gérer les risques
• Effectuer des études et mener des enquêtes afin de recueillir et colliger des statistiques
• Dans le but de recouvrer une somme nous étant due

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués aux personnes suivantes :

• À Juripop, ses employé·e·s, son conseil d’administration et ses bénévoles
• À toute personne autorisée à agir en votre nom
• À nos prestataires de services ou à nos partenaires

Lorsqu’applicable, votre consentement est demandé préalablement à une utilisation ou une communication.

 

CONSERVATION

Les renseignements personnels sont conservés principalement sur des serveurs situés au Québec.

Lorsque les renseignements personnels doivent être conservés ou communiqués sur un serveur situé à l’extérieur du Québec, Juripop a préalablement effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d’assurer une protection adéquate des renseignements personnels.

Les renseignements personnels recueillis ne sont conservés que pour la durée obligatoire imposée par la loi, soit sur une période de 7 ans d’inactivité. Après ce moment, ils sont détruits ou totalement anonymisés de façon à empêcher qu’ils ne permettent de vous identifier. 

 

SÉCURITÉ

Juripop prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des renseignements personnels. Celles-ci incluent :

• La protection des lieux physiques de Juripop
• La protection des équipements technologiques de Juripop
• L’utilisation de mots de passe sécurisés
• La restriction d’accès aux seules personnes ayant besoin de consulter les renseignements personnels
• Lorsque disponibles, les mesures de confidentialité les plus élevées sont celles qui sont activées par défaut

 

DROITS

Vous avez le droit de refuser de fournir des renseignements personnels. Toutefois, il faut comprendre qu’il peut être difficile ou même parfois impossible de fournir les services demandés en l’absence de certains renseignements personnels.

Vous avez le droit de demander d’accéder aux renseignements personnels qui sont recueillis sur vous. Sous réserve du droit applicable et des exceptions législatives, Juripop doit vous fournir une copie des renseignements personnels détenus à votre sujet. Il est de même pour les proches d’une personne qui seraient légalement autorisés à avoir accès à ces renseignements personnels.

Vous avez le droit de faire corriger des renseignements personnels détenus vous concernant. Pour faciliter la bonne tenue des dossiers, nous vous invitons à nous informer de tout changement à vos renseignements personnels afin que l’on y apporte la modification appropriée.

Vous avez le droit de demander que Juripop cesse la diffusion d’un renseignement personnel vous concernant ou qu’un hyperlien rattaché à votre nom soit supprimé.

Juripop n’utilise présentement pas de technologie d’identification, de localisation ou de profilage, ou de prise de décision basée sur un traitement automatisé. Vous avez le droit d’être informé·e si de telles technologies étaient adoptées par Juripop.

 

INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Juripop met tout en œuvre pour identifier toute situation pouvant être considérée comme un incident de confidentialité. Sauf exceptions législatives, si la situation présente un risque de préjudice sérieux, vous serez avisé·e de la situation.

 

PERSONNE RESPONSABLE

Pour plus d’informations, contactez la personne responsable de notre Politique de confidentialité à l’adresse courriel suivante :

confidentialite@juripop.org